L'organizzazione aziendale viene regolata dall'esatta identificazione e dal funzionamento dei processi interni, dall'esecuzione propedeutica delle procedure di ogni comparto operativo, dalla razionalizzazione dei mansionari per ciascun addetto.
Gli addetti debbono essere formati in merito all'esercizio della propria attività, e al complessivo funzionamento delle strutture, perchè il loro lavoro svolto non rimanga fine a sé stesso ma diventi parte integrante ed organica dell'attività complessiva.
A tal fine è essenziale che ben venga compreso da ogni addetto il modello complessivo di organizzazione, gli elementi di collegamento fra comparti, la modulistica da utilizzare e i metodi razionali di compilazione, al fine della generale comprensione e collaborazione.
L'importante è che un cooncetto sia ben chiaro: tutte le azioni commerciali, tecniche ed amministrative che verranno compiute devono essere finalizzate al fatto che il cliente rimanga completamente soddisfatto del lavoro svolto dall'azienda.
Ogni addetto deve avere ben chiara la visione d'insieme delle procedure aziendali e fare in modo di agevolare il più possibile le attività degli addetti che lo succederanno nell'attività, fino all'installazione corretta dei beni alienati.
Gli addetti commerciali, e spesso gli imprenditori, tendono a dare valenza al "contratto" stipulato solo per l'acquisizione del cliente. Il contratto è, in realtà, il documento fondamentale di base da cui parte tutta l'operatività dell'azienda.
Tutte le fasi successive prevedono, infatti, azioni che vanno ad amplicare, modificare, precisare, interagire, gli elementi che lo compongono. La corretta e completa stesura del contratto garantisce la giusta prosecuzione delle operazioni successive.
Due buone regole per la riuscita dell'organizzazione:
- Fare le cose semplici e logiche, senza abbandonarsi a futuristiche complicazioni.
- Non dare mai niente per scontato nello svolgere le proprie mansioni.